Všeobecné obchodní podmínky

1.1Identifikace Poskytovatele

Tyto Všeobecné obchodní podmínky (dále jen „Podmínky") vydává společnost HeyHire s.r.o., IČO: 24441163, se sídlem Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 440236 (dále jen „Poskytovatel").

1.2Předmět úpravy

Tyto Podmínky upravují ve smyslu ust. § 1751 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Občanský zákoník"), vzájemná práva a povinnosti mezi Poskytovatelem a Zákazníkem (dále jen „Klient") při poskytování a užívání cloudové služby heyree (dále společně jen „Smlouva").

1.3Výlučně B2B charakter

Služba je vyvíjena a poskytována výlučně pro potřeby podnikatelů, firem a jiných právnických osob (B2B). Klient uzavřením Smlouvy závazně prohlašuje, že Službu užívá v rámci své podnikatelské činnosti nebo v rámci svého samostatného výkonu povolání. Ustanovení právních předpisů na ochranu spotřebitele se na tento smluvní vztah v plném rozsahu neaplikují.

1.4Hierarchie smluvních dokumentů

Smluvní vztah se řídí těmito dokumenty v následujícím pořadí přednosti (v případě rozporu má přednost dokument uvedený výše):

1. Individuální písemná smlouva nebo akceptovaná Objednávka (vč. Ceníku).
2. Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA).
3. Tyto Všeobecné obchodní podmínky.
4. Technická a uživatelská Dokumentace Služby.

Pro účely těchto Podmínek a Smlouvy mají následující pojmy tento význam:

Služba

znamená softwarové řešení heyree poskytované modelem SaaS (Software as a Service), primárně sloužící jako Applicant Tracking System (ATS), včetně všech dostupných modulů, integrací, API rozhraní, aktualizací a webového prostředí.

Klient

znamená fyzickou nebo právnickou osobu, která s Poskytovatelem uzavřela Smlouvu.

Uživatel

je fyzická osoba oprávněná Klientem k přístupu a užívání Služby pod individuálním uživatelským účtem.

Administrátor

je Uživatel s nejvyšším oprávněním, který spravuje nastavení Služby, uživatelské účty a fakturaci za Klienta.

Kandidát

je fyzická osoba, která se uchází o pracovní pozici u Klienta a jejíž data jsou zpracovávána ve Službě.

Klientská data

představují veškeré informace, texty, soubory, CV, osobní údaje Kandidátů, Uživatelů a další obsah vložený do Služby Klientem nebo automatizovaně shromážděný z integrovaných platforem.

AI funkce

jsou integrované nástroje a moduly využívající technologie umělé inteligence (včetně strojového učení, LLM a NLP modelů) k podpoře, automatizaci a optimalizaci procesů uvnitř Služby.

Objednávka

znamená návrh na uzavření Smlouvy, provedený typicky skrze registrační formulář na webu Poskytovatele, v rozhraní Služby, nebo podepsaný v listinné či elektronické podobě.

3.1Vznik Smlouvy

Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy Poskytovatel potvrdí Klientovi přijetí Objednávky, nebo okamžikem, kdy si Klient (či jím pověřená osoba) úspěšně založí účet ve Službě a odsouhlasí tyto Podmínky.

3.2Vytvoření a správa Účtu

Klientovi je po uzavření Smlouvy zřízen hlavní klientský účet. Klient (prostřednictvím Administrátora) je oprávněn vytvářet účty dalším Uživatelům v rozsahu svého předplaceného tarifu.

3.3Bezpečnost a přihlašovací údaje

Klient odpovídá za to, že Uživatelé budou chránit své přihlašovací údaje před prozrazením. Přístupové údaje jsou nepřenosné a nesmí být sdíleny mezi více fyzickými osobami (každý Uživatel musí mít vlastní účet). V případě podezření na kompromitaci účtu je Klient povinen neprodleně informovat Poskytovatele. Veškeré úkony provedené pod účty Uživatelů Klienta jsou přičítány Klientovi.

3.4Oprávnění osob

Fyzická osoba zakládající účet jménem Klienta výslovně prohlašuje, že je plně oprávněna jednat za Klienta a zavázat jej k plnění této Smlouvy.

4.1Model SaaS a „As Is"

Poskytovatel poskytuje Službu vzdáleně přes internet (cloud). Služba je poskytována ve stavu „jak stojí a leží" (as is) a „jak je dostupná" (as available). Poskytovatel negarantuje, že Služba bude plně vyhovovat specifickým a individuálním procesním požadavkům Klienta, které přesahují standardní funkcionality Služby.

4.2Dostupnost Služby (Uptime)

Poskytovatel garantuje dostupnost Služby na úrovni 99,5 % v každém kalendářním měsíci (SLA). Do výpočtu dostupnosti se nezapočítává doba nedostupnosti způsobená:

1. plánovanou údržbou a aktualizacemi (odstávky),
2. chybou na straně koncového zařízení, sítě či poskytovatele internetového připojení Klienta,
3. výpadkem cloudové infrastruktury třetích stran (např. AWS, Google Cloud, poskytovatelé LLM modelů),
4. událostmi vyšší moci.

4.3Plánovaná údržba

Odstávky za účelem údržby se Poskytovatel zavazuje provádět primárně v časech s historicky nejnižší zátěží (typicky o víkendech či v nočních hodinách SEČ). O údržbě přesahující 60 minut bude Poskytovatel informovat alespoň 48 hodin předem prostřednictvím notifikace v aplikaci.

4.4Technická podpora

Poskytovatel zajišťuje technickou podporu (Helpdesk) prostřednictvím e-mailu na adrese hey@heyree.com. Podpora je dostupná v pracovních dnech od 9:00 do 17:00 (SEČ/SELČ), s výjimkou státních svátků v ČR. Doba odezvy na standardní dotazy činí maximálně 2 pracovní dny, u kritických chyb bránících běhu Služby zahajuje Poskytovatel řešení bezodkladně.

4.5Změny Služby a aktualizace

Poskytovatel je oprávněn Službu průběžně modifikovat, přidávat nové funkce a odstraňovat zastaralé moduly. Tyto úpravy nesmí vést k podstatnému zhoršení klíčových vlastností Služby sjednaných v době uzavření Smlouvy.

5.1Udělení licence

Za předpokladu řádné úhrady všech poplatků uděluje Poskytovatel Klientovi omezenou, nepřenosnou, nevýhradní licenci (právo užití) ke Službě, výhradně k interním podnikovým účelům Klienta a pro nábor vlastních zaměstnanců či kontraktorů (případně pro nábor klientů, je-li Klient personální agenturou se specifickým tarifem).

5.2Výhrada vlastnictví

Všechna práva duševního vlastnictví ke Službě, jejím zdrojovým kódům, grafickému rozhraní (UI/UX), databázové struktuře, algoritmům, know-how a veškeré Dokumentaci patří výlučně Poskytovateli nebo jeho poskytovatelům licencí. Klient nezískává ke Službě žádná vlastnická práva.

5.3Zpětná vazba (Feedback)

Pokud Klient poskytne Poskytovateli návrhy na vylepšení, nápady či připomínky ke Službě (Feedback), Poskytovatel je oprávněn tento Feedback bezplatně, trvale a neomezeně využívat k rozvoji Služby, aniž by Klientovi vznikl nárok na jakoukoliv odměnu.

6.1Zakázané chování

Klient a jeho Uživatelé se zavazují, že nebudou Službu užívat způsobem, který ohrožuje její stabilitu nebo bezpečnost. Zejména je výslovně zakázáno:

1. provádět reverzní inženýrství, dekompilaci nebo pokusy o získání zdrojového kódu,
2. používat automatizované systémy (boty, scrapper, spider) pro vytěžování dat ze Služby, kromě povolených oficiálních API rozhraní,
3. provádět penetrační a zátěžové testy Služby bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele,
4. obcházet licenční omezení a limity tarifů (např. umělým snižováním počtu aktivních uživatelů sdílením účtů),
5. pronajímat, sublicencovat, přeprodávat nebo poskytovat Službu formou white-labelingu bez výslovné smlouvy.

6.2Závadný obsah a citlivá data

Klient nesmí do Služby nahrávat Klientská data, která obsahují škodlivý kód (viry, trojské koně, ransomware) nebo která jsou v rozporu s právními předpisy, dobrými mravy či zasahují do práv třetích osob (např. autorská práva, osobnostní práva). Klient se dále zavazuje nezpracovávat prostřednictvím Služby zvláštní kategorie osobních údajů (citlivá data), pokud k tomu nemá odpovídající právní titul dle GDPR.

6.3Fair Use API a systémových zdrojů

U tarifů s označením „neomezeno" se uplatňují zásady rozumného využití (Fair Use). Poskytovatel si vyhrazuje právo omezit nebo zpomalit přístup k API (Rate Limiting) v případě, že Klient generuje extrémní zátěž nepřiměřenou standardnímu provozu, která ohrožuje dostupnost Služby pro ostatní zákazníky.

7.1Charakteristika AI výstupů

Nástroje umělé inteligence ve Službě (AI funkce) slouží jako asistenční systém k podpoře práce Uživatelů. Poskytovatel výslovně upozorňuje, že generativní AI může produkovat výstupy, které jsou nepřesné, neúplné nebo zavádějící. AI výstupy nepředstavují právní ani odborné doporučení a slouží pouze jako podpůrný nástroj. Poskytovatel nenese odpovědnost za rozhodnutí Klienta učiněná na základě AI výstupů.

7.2Zákaz plně automatizovaného rozhodování

Vzhledem k požadavkům Nařízení (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů („GDPR") a budoucí úpravy Nařízení (EU) 2024/1689, kterým se stanoví harmonizovaná pravidla pro umělou inteligenci, Klient nese plnou a výlučnou odpovědnost za to, jak s výstupy AI naloží. Uživatelé Klienta musí každý AI výstup před jeho použitím kriticky posoudit. Služba nesmí být používána k automatizovanému rozhodování s právními nebo obdobně závažnými účinky pro Kandidáta (např. automatické vyřazení z výběrového řízení) bez zásadního lidského přezkumu.

7.3Ochrana dat při AI processingu

Klientská data procházející AI funkcemi jsou zpracovávána zabezpečenou cestou. Poskytovatel garantuje (a toto smluvně zavazuje i u subdodavatelů LLM modelů, např. OpenAI přes API), že Klientská data ani osobní údaje nejsou a nebudou využívány k trénování jakýchkoliv modelů umělé inteligence, ať už Poskytovatele, nebo třetích stran.

8.1Vlastnictví Klientských dat

Klient je a zůstává výlučným vlastníkem všech práv ke Klientským datům. Klient poskytuje Poskytovateli časově a místně omezené právo Klientská data ukládat, zpracovávat a zobrazovat výhradně za účelem poskytování a optimalizace Služby dle této Smlouvy.

8.2Odpovědnost za data a Indemnifikace

Klient nese plnou právní odpovědnost za původ, legálnost a přesnost Klientských dat. Pokud třetí strana (včetně dozorových orgánů) vznese vůči Poskytovateli nárok, pokutu či žalobu z důvodu, že Klientská data porušila právo, zavazuje se Klient Poskytovatele plně odškodnit, a to včetně účelně vynaložených nákladů na právní zastoupení.

8.3Bezpečnost a infrastruktura

Poskytovatel implementuje přiměřená technická a organizační opatření k ochraně dat, zejména:

• šifrování dat při přenosu (in transit),
• šifrování dat v úložišti (at rest),
• řízení přístupových oprávnění (access control),
• omezení přístupu k datům pouze na oprávněné osoby,
• průběžné zajišťování bezpečnostních aktualizací a monitoringu.

Poskytovatel průběžně rozvíjí bezpečnostní a monitorovací mechanismy, včetně rozšiřování auditních a logovacích funkcí.

8.4Subdodavatelé infrastruktury a zálohování

Poskytovatel využívá infrastrukturu a služby třetích stran (např. cloud nebo AI poskytovatele). Při jejich výběru dbá na využívání důvěryhodných poskytovatelů, kteří standardně deklarují dodržování běžných bezpečnostních standardů (např. ISO 27001, SOC 2). Poskytovatel však neodpovídá za plnění těchto standardů ze strany těchto třetích subjektů.

Poskytovatel provádí pravidelné systémové zálohy. Zálohy slouží pro obnovu celé Služby při havárii (Disaster Recovery), neslouží však k obnově dat smazaných chybou konkrétního Uživatele Klienta.

9.1Role stran

Při poskytování Služby dochází ke zpracování osobních údajů (zejména Kandidátů). V těchto případech vystupuje Klient vždy v pozici Správce osobních údajů a Poskytovatel v pozici Zpracovatele ve smyslu Nařízení (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů („GDPR").

9.2Data Processing Agreement (DPA)

Veškerá práva, povinnosti a parametry zpracování osobních údajů jsou upraveny v samostatné Smlouvě o zpracování osobních údajů (DPA). Uzavřením této Smlouvy a akceptací Podmínek Klient projevuje výslovný souhlas i se zněním DPA, které tvoří nedílnou přílohu těchto Podmínek.

9.3Subdodavatelé

Poskytovatel je oprávněn využívat subdodavatele (další zpracovatele). Poskytovatel odpovídá za to, že tito subdodavatelé splňují přiměřené standardy ochrany dat.

10.1Ceny a tarify

Užívání Služby je zpoplatněno na bázi předplatného („SaaS fee") v závislosti na zvoleném tarifu a parametrech Objednávky. Všechny ceny uvedené v Ceníku či nabídkách jsou uvedeny bez daně z přidané hodnoty (DPH), která bude k ceně připočtena v zákonné výši.

10.2Fakturace a splatnost

Předplatné je účtováno předem (obvykle měsíčně nebo ročně). Poskytovatel vystaví Klientovi elektronickou fakturu (daňový doklad). Standardní doba splatnosti faktur činí 14 kalendářních dnů od data vystavení, není-li v Objednávce výslovně sjednáno jinak.

10.3Sankce za prodlení a Hard Lock

V případě prodlení Klienta s úhradou je Poskytovatel oprávněn:

1. účtovat smluvní úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení,
2. v případě prodlení delšího než 15 dnů omezit přístup Klienta do Služby do režimu pouze pro čtení (read-only),
3. v případě prodlení delšího než 30 dnů zcela zablokovat přístup do Služby (Hard Lock) až do úplného uhrazení dlužné částky.

Omezení či pozastavení přístupu nezbavuje Klienta povinnosti uhradit poplatky za dané období předplatného.

10.4Změna cen

Poskytovatel si vyhrazuje právo upravovat ceny tarifů (Ceník). O plánované změně ceny musí Klienta informovat s předstihem minimálně 30 dnů před koncem aktuálního fakturačního období. Pokud Klient se změnou nesouhlasí, Smlouva skončí uplynutím již zaplaceného období. Neukončí-li Klient Smlouvu, považuje se nová cena za akceptovanou pro další období.

11.1Povinnost mlčenlivosti

Obě Smluvní strany se zavazují uchovat v tajnosti a nezpřístupnit třetím osobám žádné informace týkající se obchodní strategie, financí, technologií, know-how nebo klientů druhé strany (dále jen „Důvěrné informace"), a to ani po skončení trvání této Smlouvy po dobu dalších 3 let.

11.2Výjimky z důvěrnosti

Za Důvěrné informace se nepovažují informace, které:

1. se staly veřejně známými bez zavinění přijímající strany,
2. přijímající strana nezávisle vytvořila nebo prokazatelně znala před jejich přijetím,
3. musí být zpřístupněny na základě závazného rozhodnutí soudu, zákona nebo orgánu veřejné moci (o čemž musí být druhá strana předem informována, je-li to právně přípustné).

12.1Charakter odpovědnosti

Poskytovatel odpovídá Klientovi za škodu, která mu vznikla prokazatelně a výlučně zaviněným porušením povinností Poskytovatele dle této Smlouvy.

12.2Vyloučení nepřímých škod

V maximálním rozsahu povoleném zákonem se vylučuje povinnost Poskytovatele k náhradě jakékoli nepřímé, následné nebo nahodilé škody, včetně (ale nikoliv výlučně) ušlého zisku, ztráty příjmů, ztráty obchodních příležitostí, nákladů na náhradní řešení, poškození dobrého jména nebo škody způsobené nevratnou ztrátou či poškozením Klientských dat.

12.3Finanční limit odpovědnosti (Liability Cap)

Celková, maximální a kumulativní odpovědnost Poskytovatele za veškeré nároky vzniklé v souvislosti s touto Smlouvou (ať už ze smlouvy, deliktu či jinak) je omezena na částku rovnající se celkovým poplatkům, které Klient skutečně uhradil Poskytovateli za Službu v období dvanácti (12) měsíců předcházejících vzniku události, jež vedla k uplatnění nároku.

12.4Vyšší moc (Force Majeure)

Žádná ze stran nenese odpovědnost za neplnění závazků (kromě povinnosti platit řádně poplatky), pokud toto neplnění bylo způsobeno objektivně nepředvídatelnou a neodvratitelnou událostí mimo její kontrolu. Sem patří zejména přírodní katastrofy, válečné konflikty, stávky, rozsáhlé výpadky páteřních internetových a telekomunikačních sítí, výpadky subdodavatelů nebo sofistikované kybernetické útoky (např. masivní DDoS), u nichž nelze spravedlivě požadovat odvrácení ani při dodržení nejvyšších standardů bezpečnosti.

13.1Doba trvání

Smlouva se uzavírá na dobu určitou sjednanou v Objednávce (např. 1 měsíc, 1 rok).

13.2Ukončení z důvodu porušení (Výpověď se sankcí)

Poskytovatel je oprávněn Smlouvu okamžitě písemně vypovědět (s účinky ke dni doručení), pokud Klient podstatným způsobem poruší Smlouvu a toto porušení nenapraví ani do patnácti (15) dnů od obdržení písemné výzvy k nápravě. Za podstatné porušení ze strany Klienta se považuje zejména prodlení s úhradou poplatků delší než 30 dnů, porušení AUP nebo porušení licenčních ujednání.

13.3Export dat při ukončení (Off-boarding)

Po účinném ukončení Smlouvy má Klient právo na omezený přístup do Služby po dobu třiceti (30) kalendářních dnů, a to výlučně za účelem vyexportování a stažení svých Klientských dat (prostřednictvím systémového exportu nebo API). V tomto období není možné do Služby vkládat nová data.

13.4Výmaz dat (Data Deletion)

Po uplynutí 30denní lhůty pro export ztrácí Klient do Služby přístup. Poskytovatel je oprávněn, a v souladu s DPA povinen, Klientská data bez zbytečného odkladu, nejpozději však do dalších šedesáti (60) dnů, nenávratně vymazat ze všech produkčních systémů, s výjimkou dat, u nichž zákon nařizuje delší dobu uchování (např. fakturační a účetní podklady).

14.1Změna Podmínek (Jednostranná úprava)

Vzhledem k dlouhodobému charakteru Služby a technologickému vývoji je Poskytovatel oprávněn tyto Podmínky jednostranně měnit. Na změnu Podmínek upozorní Poskytovatel Klienta e-mailem nebo zprávou v rozhraní Služby alespoň 30 kalendářních dnů před nabytím účinnosti změn. Pokud Klient s novým zněním nesouhlasí, je oprávněn Smlouvu písemně vypovědět ke dni nabytí účinnosti změn. Nevypoví-li Smlouvu, má se za to, že se změnou souhlasí.

14.2Postoupení

Klient není oprávněn postoupit práva a povinnosti ze Smlouvy na třetí stranu (vč. propojených společností) bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele.

14.3Oddělitelnost ustanovení

Ukáže-li se některé ustanovení těchto Podmínek jako neplatné, neúčinné nebo nevymahatelné, nemá to vliv na platnost ostatních ustanovení. Strany se zavazují takové ustanovení nahradit novým, které bude po obsahové i ekonomické stránce co nejblíže původnímu záměru.

14.4Volba práva a řešení sporů (Jurisdikce)

Tato Smlouva a smluvní vztahy z ní vyplývající (včetně případných nároků z deliktu) se řídí výhradně právním řádem České republiky, zejména Občanským zákoníkem. Smluvní strany se dohodly, že k řešení všech sporů ze Smlouvy nebo v souvislosti s ní jsou místně a věcně příslušné soudy České republiky. Místní příslušnost soudu prvního stupně se určuje dle sídla Poskytovatele v době podání žaloby.

14.5Platnost a účinnost

Tyto Podmínky nabývají platnosti a účinnosti dnem 1. 4. 2026 a nahrazují veškerá předchozí znění.

14.6Marketingová reference

Poskytovatel je oprávněn uvést Klienta jako referenci (např. logo nebo název společnosti), pokud Klient výslovně nepožádá o vyloučení (opt-out).

14.7Jazykové verze

Smlouva a tyto Podmínky mohou být vyhotoveny ve více jazykových verzích. V případě rozporu mezi jazykovými verzemi má vždy přednost česká verze.