Zásady ochrany osobných údajov

Z pohľadu aplikácie predpisov na ochranu osobných údajov sa naše právne postavenie mení v závislosti od toho, čie údaje a za akým účelom spracúvame. Toto rozlíšenie je kľúčové pre uplatňovanie Vašich práv:

A.HeyHire ako PREVÁDZKOVATEĽ

Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje fyzických osôb (dotknutých osôb), ktorými sú najmä návštevníci nášho webu, kontaktné osoby a používatelia našich firemných zákazníkov, ako aj fakturačné či zmluvné údaje. V týchto prípadoch určujeme účel a prostriedky spracúvania my.

B.HeyHire ako SPROSTREDKOVATEĽ

Ak ste náš zákazník (zamestnávateľ či agentúra) a využívate platformu heyree na nábor, vkladáte do nej osobné údaje uchádzačov (Kandidátov) a ďalšie tzv. Klientske dáta. V tomto vzťahu ste Prevádzkovateľom vždy Vy (zákazník). My vystupujeme výhradne ako Váš sprostredkovateľ a riadime sa Vašimi pokynmi a uzatvorenou Zmluvou o spracúvaní (DPA).

Poznámka pre Kandidátov: Ak sú Vaše údaje vedené v heyree konkrétnou firmou, do ktorej sa hlásite, obracajte sa pre uplatnenie svojich práv typicky primárne na túto firmu.

Ak ste zástupcom zákazníka, záujemcom o služby alebo návštevníkom webu, spracúvame o Vás tieto údaje:

2.1Kontaktné, obchodné a zmluvné údaje

• Čo spracúvame: Meno, priezvisko, pracovný e-mail, telefón, pozícia, spoločnosť, obsah našej komunikácie, identifikačné údaje firmy, fakturačné a platobné údaje.
• Prečo: Pre rokovanie o zmluve, plnenie zmluvy (onboarding, poskytovanie podpory) a vedenie účtovníctva.
• Právny základ: Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo na vykonanie opatrení prijatých pred uzatvorením zmluvy na Vašu žiadosť (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a spracúvanie je nevyhnutné na splnenie právnej povinnosti, napr. v oblasti daňových predpisov (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR).

2.2Technické údaje o webe a bezpečnosti

• Čo spracúvame: IP adresa, identifikátory zariadenia/prehliadača, logy prístupov.
• Prečo: Pre zabezpečenie systémov, prevenciu zneužitia a odhaľovanie chýb.
• Právny základ: Spracúvanie je nevyhnutné na účely našich oprávnených záujmov spočívajúcich v zaistení kybernetickej a informačnej bezpečnosti (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v spojení s recitálom 49 GDPR).

2.3Marketing a analytika webu

• Čo spracúvame: Údaje o Vašej interakcii s webom (napr. správanie na stránke, technické identifikátory) a e-mailovú adresu v prípade prihlásenia na odber obchodných oznámení.
• Prečo: Pre analýzu návštevnosti, zlepšovanie webu a zasielanie obchodných oznámení (B2B).
• Právny základ: V prípade pokročilej analytiky spracúvame údaje na základe Vášho slobodného a informovaného súhlasu (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR).

Obchodné oznámenia zasielame na základe Vášho súhlasu alebo v rámci existujúceho obchodného vzťahu so zákazníkmi v súlade s § 7 zákona č. 480/2004 Sb. V obmedzenom rozsahu môžeme údaje spracúvať aj na základe nášho oprávneného záujmu (napr. základné meranie návštevnosti alebo ochrana proti zneužitiu služby).

Ak ste náš firemný zákazník a využívate platformu heyree pre svoj nábor, vkladáte do nej osobné údaje uchádzačov. My tieto údaje spracúvame výhradne Vaším menom, na Váš pokyn a nenesieme zodpovednosť za určenie účelov a prostriedkov ich spracúvania.

3.1Klientske náborové dáta (Údaje Kandidátov)

• Čo spracúvame: Identifikačné a kontaktné údaje Kandidátov, profesijné informácie (prax, vzdelanie, zručnosti), nahrané dokumenty (životopisy, portfóliá, motivačné listy), internú komunikáciu, poznámky a hodnotenia z výberového konania a AI výstupy vytvorené na základe týchto dát (napr. automatická sumarizácia profilu).
• Prečo: Aby sme Vám (ako nášmu zákazníkovi) mohli poskytovať funkcie ATS platformy heyree, umožnili Vám efektívne spravovať výberové konania a využívať asistenciu našej umelej inteligencie.
• Právny základ: Z našej strany (Sprostredkovateľa) prebieha spracúvanie primárne na základe pokynov Prevádzkovateľa v rámci uzatvorenej Zmluvy o spracúvaní (DPA) podľa čl. 28 GDPR.

V obmedzenom rozsahu však môžeme osobné údaje spracúvať aj na vlastné účely, najmä na účely zaistenia bezpečnosti, prevádzky a zlepšovania Služby (napr. technické logovanie, prevencia zneužitia alebo odstraňovanie chýb), a to na základe nášho oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Zaistenie platného právneho titulu voči samotným Kandidátom (napr. ich súhlas, oprávnený záujem alebo rokovanie o zmluve) je plne v zodpovednosti Vás ako Prevádzkovateľa. Presné prístupové práva a doby uchovania si určujete a spravujete Vy priamo v nastaveniach služby heyree.

HeyHire je moderná platforma využívajúca umelú inteligenciu. Pri využívaní AI funkcií (napr. sumarizácia CV) dbáme na maximálnu bezpečnosť, etiku a uplatňovanie princípov Data protection by design and by default (zámerná a štandardná ochrana osobných údajov podľa čl. 25 GDPR).

Zásady AI v heyree, ktoré striktne dodržiavame:

• Žiadne automatizované rozhodovanie: AI je v našej platforme len podporný nástroj. Finálne rozhodnutie (napr. o prijatí/zamietnutí kandidáta) robí vždy človek.
• Zero Retention (Nulové uchovávanie): Využívame výhradne takých podnikových (Enterprise) poskytovateľov a nastavenia, pri ktorých nedochádza k ukladaniu obsahu promptov na ich strane.
• No Training (Zákaz trénovania): Je zmluvne a technicky garantované, že nedochádza k trénovaniu globálnych AI modelov na Klientskych dátach.

Hoci primárne dáta uchovávame a spracúvame v rámci Európskej únie, pri využití niektorých špecifických služieb (napr. zabezpečené AI gateway pre prístup k pokročilým modelom) môže dôjsť k odovzdaniu časti dát našim subdodávateľom do tretích krajín, najmä do USA.

Prenos dát do tretích krajín je vždy právne zaistený vhodnými zárukami v zmysle kapitoly V. GDPR. Typicky ide o aplikáciu Štandardných zmluvných doložiek (SCC) schválených Európskou komisiou a overenie certifikácie príjemcu v rámci Data Privacy Framework (DPF) medzi EÚ a USA. Detailná úprava a presný zoznam subdodávateľov z tretích krajín sú popísané v našej Zmluve o spracúvaní (DPA).

Pre produktovú a marketingovú analytiku využívame platformu PostHog.

• Lokalizácia: Aby sme chránili Vaše dáta, využívame pre PostHog výhradne EU cloud región (servery umiestnené vo Frankfurte, Nemecko).
• Správa súhlasu: Nastavenie analytických cookies je plne vo Vašich rukách. Možno ho spravovať a súhlas kedykoľvek zmeniť či odvolať cez odkaz Cookie Settings umiestnený v päte nášho webu. Funkčné cookies sú nevyhnutné pre prevádzku webu a nemožno ich vypnúť.

Všetky primárne Klientske dáta (vrátane životopisov, profilov kandidátov a všetkých príloh) sú fyzicky uložené na serveroch v rámci Európskej únie (EÚ).

Prevádzka webu a aplikácie môže v záujme rýchlosti a bezpečnosti využívať distribuovanej infraštruktúry. Niektoré technologické vrstvy (napríklad siete na doručovanie obsahu – CDN) môžu z technickej podstaty spracúvať dočasné prevádzkové dáta v globálnej sieti. K tomu dochádza vždy len v nevyhnutnom rozsahu potrebnom pre rýchle doručenie a kybernetické zabezpečenie Služby.

Vaše údaje nepredávame. Môžeme ich však zdieľať s preverenými tretími stranami (subdodávateľmi), avšak len v rozsahu nevyhnutne potrebnom pre prevádzkovanie, vývoj a zabezpečenie Služby.

Týmito príjemcami sú najmä poskytovatelia:

• cloudového hostingu a databázovej infraštruktúry,
• AI infraštruktúry a modelov (za podmienok podľa čl. 4),
• analytických a komunikačných nástrojov.

Aktuálny a presný zoznam sub-spracovateľov podieľajúcich sa na spracúvaní Klientskych dát je neoddeliteľnou súčasťou Zmluvy o spracúvaní (DPA).

Dáta spracúvame a uchovávame len tak dlho, ako je to nutné:

• Ak sme Prevádzkovateľ (zákazníci, web): Údaje uchovávame počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas nevyhnutnej doby pre ochranu našich právnych nárokov (typicky počas behu premlčacích lehôt, 3 až 10 rokov) a pre splnenie zákonných povinností (napr. archivácia účtovných dokladov).
• Ak sme Sprostredkovateľ (Klientske dáta v heyree): Tieto dáta uchovávame výhradne podľa našej zmluvy so zákazníkom. Po ukončení zmluvného vzťahu má Klient 30 dní na export svojich dát; následne sú dáta nenávratne zmazané z produkčných systémov najneskôr do ďalších 60 dní (t. j. spolu do 90 dní po ukončení zmluvy), v súlade s exportnou a mazacou lehotou špecifikovanou v našich Obchodných podmienkach a DPA.

Na ochranu dát uplatňujeme prísne a primerané technické i organizačné opatrenia. Medzi štandardné praktiky platformy heyree patria najmä:

• šifrovaný prenos dát (HTTPS/TLS) a šifrovanie dát v pokoji (Data at rest),
• striktné riadenie prístupov a overovanie identity,
• logovanie bezpečnostných udalostí a pravidelné zálohy,
• proaktívne incident response procesy.

Podrobný technický prehľad o našich bezpečnostných opatreniach poskytujeme firemným zákazníkom na vyžiadanie v rámci našej GDPR compliance dokumentácie.

Európske nariadenie GDPR Vám dáva rozsiahlu kontrolu nad Vašimi osobnými údajmi. Aby sme boli maximálne transparentní, uvádzame detailný prehľad Vašich práv.

11.1Vaše práva voči HeyHire (keď sme v úlohe Prevádzkovateľa)

Ak spracúvame Vaše údaje ako prevádzkovateľ (ste náš B2B zákazník, zástupca zákazníka alebo návštevník webu), máte kedykoľvek právo požadovať:

• Právo na prístup (čl. 15 GDPR): Máte právo vedieť, aké údaje o Vás spracúvame, za akým účelom, ako dlho ich budeme uchovávať a komu ich odovzdávame. Máte právo získať bezplatnú kópiu týchto údajov.
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR): Ak zistíte, že sú Vaše osobné údaje, ktoré vedieme, nepresné, neaktuálne alebo neúplné, máte právo na ich bezodkladnú opravu či doplnenie.
• Právo na výmaz / „byť zabudnutý" (čl. 17 GDPR): Môžete nás požiadať o trvalé zmazanie Vašich údajov, najmä ak už pominul účel ich spracúvania, odvolali ste svoj súhlas alebo ste oprávnene podali námietku proti spracúvaniu.
• Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR): V určitých prípadoch (napr. kým overíme presnosť údajov alebo vyriešime Vašu námietku) nás môžete požiadať, aby sme Vaše údaje dočasne prestali aktívne spracúvať a iba ich uchovali.
• Právo na prenosnosť (čl. 20 GDPR): Máte právo získať svoje údaje, ktoré spracúvame automatizovane na základe Vášho súhlasu alebo zmluvy, v štruktúrovanom a strojovo čitateľnom formáte a prípadne ich odovzdať inému prevádzkovateľovi.
• Právo podať námietku (čl. 21 GDPR): Ak Vaše údaje spracúvame na základe tzv. oprávneného záujmu (čo zahŕňa aj B2B priamy marketing), môžete proti tomuto spracúvaniu podať námietku. V prípade marketingu s takýmto spracúvaním po prijatí námietky okamžite prestaneme.
• Právo odvolať súhlas (čl. 7 GDPR): Ak je spracúvanie založené na Vašom súhlase (napr. pre pokročilé analytické cookies), môžete ho kedykoľvek odvolať, bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.

Ako tieto práva uplatniť? Svoje žiadosti smerujte na našu e-mailovú adresu legal@heyree.com. Na Vašu žiadosť odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr však do 30 dní od jej prijatia. V zložitejších prípadoch si vyhradzujeme právo lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace, o čom Vás budeme informovať. Vybavenie žiadosti je zásadne bezplatné.

11.2Špecifické pravidlá pre Kandidátov (keď sme v úlohe Sprostredkovateľa)

Ak ste uchádzač o zamestnanie (Kandidát) a Vaše údaje sú spracúvané vnútri platformy heyree naším zákazníkom (napr. potenciálnym zamestnávateľom alebo personálnou agentúrou), uplatňujte svoje práva (najmä právo na výmaz životopisu či prístup k nemu) vždy primárne priamo u tohto zákazníka, ktorý vystupuje ako Prevádzkovateľ Vašich osobných údajov. K tomuto Prevádzkovateľovi by mala primárne smerovať aj Vaša prípadná sťažnosť podaná u dozorného úradu.

Dôležité upozornenie: HeyHire je v tomto vzťahu len poskytovateľom softvéru (technologickým sprostredkovateľom). Z právneho hľadiska nemáme oprávnenie z vlastnej vôle mazať, upravovať či exportovať náborové dáta bez výslovného pokynu zamestnávateľa (Prevádzkovateľa). Ak dostaneme žiadosť priamo od Kandidáta, naši klienti majú k dispozícii nástroje, ako Vašu žiadosť vnútri našej platformy bezodkladne vyhovieť. Prípadne Vašu žiadosť prepošleme príslušnému prevádzkovateľovi a poskytneme mu technickú súčinnosť.

11.3Právo podať sťažnosť u dozorného úradu

Ak sa domnievate, že s Vašimi údajmi nenakladáme v súlade s príslušnými právnymi predpismi, máte právo podať sťažnosť u dozorného úradu. Na Slovensku je týmto úradom Úrad na ochranu osobných údajov SR, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27 (webová stránka: www.dataprotection.gov.sk). V Českej republike je dozorným úradom Úrad pre ochranu osobných údajov (ÚOOÚ), so sídlom Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (web: www.uoou.cz).